Как правильно организовать делопроизводство на предприятии.

Многие документы предприятия согласно законодательству и современным правилам ведения документооборота на предприятиях необходимо заверять печатями или штампами. Предприятие единолично определяет количество основных и второстепенных печатей, которые будут действовать при осуществлении хозяйственной деятельности. Согласно действующему законодательству администрация предприятие единолично занимается изготовлением своих печатей и штампов. Сейчас существует огромнейшее количество организаций, в сферу услуг которых входит разработка дизайна и изготовление оттисков. Это круглый, квадратный или треугольный оттиск, печать-дата, самонаборные-печати.рф, факсимиле, печать с названием отделов и структурных подразделений учреждения, прочее.

Изготовив печати и штампы, предприятие в обязательном порядке должно издать соответствующий распорядительный акт в виде приказа о применении на своём предприятии соответствующих печатей и штампов со указанием их образцов, который согласовывается с специалистом юридической службой и утверждается первым руководителем. Внутренними распорядительными документами предприятия закрепляются должностные лица, имеющие право ставить печать на подпись. Под заверительную роспись данные должностные лица обязаны быть ознакомлены с этими документами. И уж только после этого, соответствующие печати вручаются доверенным лицам.

Немаловажным моментом, на который нужно обратить пристальное внимание – является сохранность на предприятии печатей и штампов. Основная гербовая печать хранится у первого руководителя. А второстепенные печати хранятся у определённых приказом сотрудников данного субъекта деятельности. Основным правилом является то, что оттиски хранятся в надёжных сейфах.

И если вдруг, наступает момент прекращения деятельности субъекта экономики или переименования, или изменения рода деятельности, то используемые на предприятии штампы и печати ликвидируются при собравшейся специальной комиссии, решением которой является акт уничтожения.