Система электронного документооборота и ее внедрение

Система электронного документооборота необходима если офисные документы создаются в электронном виде, но и по сей день основная их часть распечатывается (для работы, ознакомления и т.д.). Разве это эффективно? Именно поэтому внедрение системы электронного документооборота является наиболее разумным решением.

Электронный документ – это набор определенной информации, хранящейся на компьютере. Каждый набор информации имеет свою карточку с атрибутами, по которым можно найти необходимый документ.

Однако, не каждой организации необходима система электронного документооборота. Она необходима, если:

1.Невозможно найти необходимый документ во время телефонного разговора;

2.Контроль за выполнение поручений весьма затруднителен;

3.Рабочий стол завален множеством бумаг;

4.Скорость согласования документов оставляет желать лучшего;

5.Контроль за передвижениями документа вызывает затруднения.

6.В архиве творится хаос.

Электронный документооборот имеет ряд преимуществ. Во-первых, электронный документооборот становится абсолютно прозрачным и может быть отслежен в любой момент. Во-вторых, электронный документооборот упрощает контроль за выполнением поручений, что положительно влияет на их исполняемость. В-третьих, все рутинные операции с бумагами ускоряются в несколько раз. В-четвертых, доступ к документам имеют лишь определенные лица и все действия над ними обязательно протоколируются.

Перед выбором сис-мы электронного документооборота обратите внимание на:

1.Является ли поставщик системы разработчиком.

2.Бесплатно ли внедрение системы.

3.Стоимость дополнительных услуг.

4.Универсальность системы, есть ли возможность проводить любые типы документов, есть ли шаблоны документов.

5.Требуется ли спец.обучение персонала.

Кроме того, внедрение этой системы подразумевает обработку огромного количества документов. Зачастую на начальном этапе организации сталкиваются со многими препятствиями.

Чтобы справиться с ними, необходимо вводить систему поэтапно и под четким руководством, а также организовать обучающие курсы для персонала.

Однако, все эти неприятные и сложные моменты не будут помехой автоматизированному документообороту. В любом случае он помогает мелким и крупным фирмам упростить работу с документами. Автоматизация, в наше время, играет большую роль в рабочем процессе, ведь, чем быстрее и слаженее все будет делаться, тем больше времени люди будут уделять другим не мало важным вопросам!!!